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Paperless-ngx Integration

Dokumente automatisch zwischen Offertly und Paperless-ngx synchronisieren.

Was ist Paperless-ngx?

Paperless-ngx ist ein Open-Source-Dokumentenmanagementsystem zum Scannen, Organisieren und Archivieren von Dokumenten. Es erkennt Texte per OCR und macht deine Dokumente durchsuchbar.

Offertly kann sich über den Offertly Sync Agent mit deiner Paperless-Instanz verbinden und Dokumente automatisch synchronisieren.

Sync-Agent installieren

Der Sync Agent ist ein leichtgewichtiger Docker-Container, der neben deiner Paperless-Instanz läuft. Füge ihn zu deiner docker-compose.yml hinzu:

offertly-sync-agent:
  image: offertly/sync-agent
  environment:
    OFFERTLY_URL: "https://deine-instanz.offertly.de"
    OFFERTLY_SYNC_KEY: "dein-sync-key"
    PAPERLESS_URL: "http://paperless:8000"
    PAPERLESS_TOKEN: "dein-paperless-token"
    PAPERLESS_SYNC_TAG: "Rechnungen"
  restart: unless-stopped

Weitere Details findest du auf der Sync-Agent Hilfeseite.

Sync-Key generieren

  1. Gehe zu Einstellungen → Integrationen → Paperless.
  2. Klicke auf „Sync-Key generieren".
  3. Kopiere den Key und trage ihn als OFFERTLY_SYNC_KEY in deiner Docker-Compose-Konfiguration ein.

Der Sync-Key authentifiziert den Sync Agent gegenüber deiner Offertly-Instanz. Behandle ihn wie ein Passwort.

Automatischer Import von Eingangsrechnungen

Dokumente, die in Paperless mit dem konfigurierten Tag versehen sind, werden automatisch als Eingangsrechnungen in Offertly importiert.

  • OCR-Daten (Betrag, Datum, Lieferant) werden automatisch extrahiert
  • Das Originaldokument wird als PDF angehängt
  • Bereits importierte Dokumente werden nicht erneut importiert

Automatische Archivierung von Ausgangsrechnungen

Ausgangsrechnungen, die du in Offertly erstellst, können automatisch an Paperless übertragen werden. Dort werden sie archiviert und sind über die Paperless-Suche auffindbar.

Tag-Filter

Standardmäßig synchronisiert der Sync Agent nur Dokumente mit dem Tag Rechnungen. Du kannst den Tag über die Umgebungsvariable PAPERLESS_SYNC_TAG anpassen.

Dokumente ohne den konfigurierten Tag werden ignoriert und nicht synchronisiert.

Fehlerbehebung

  • Sync-Key prüfen: Stelle sicher, dass der Key in Offertly und im Sync Agent identisch ist.
  • Heartbeat prüfen: Unter Einstellungen → Integrationen → Paperless siehst du den letzten Heartbeat des Sync Agents.
  • Docker-Logs: Prüfe die Logs mit docker logs offertly-sync-agent auf Fehlermeldungen.
  • Paperless-Token: Stelle sicher, dass der Token in Paperless noch gültig ist und die nötigen Berechtigungen hat.
  • Netzwerk: Der Sync Agent muss sowohl Offertly als auch Paperless erreichen können.