Erste Schritte
So richtest du Offertly in wenigen Minuten ein.
Tipp: Onboarding-Wizard nutzen
Beim ersten Login fuehrt dich ein Einrichtungsassistent durch die wichtigsten Schritte — Firmendaten, Bankdaten, Logo und E-Mail-Konfiguration. Du kannst den Wizard jederzeit ueberspringen und die Einstellungen spaeter manuell vornehmen.
1. Firmendaten hinterlegen
Gehe zu Einstellungen → Firma und trage deinen Firmennamen, Adresse, Steuernummer und USt-ID ein. Diese Daten erscheinen auf allen PDFs.
Lade auch dein Logo hoch — es wird in der Kopfzeile der Dokumente angezeigt.
2. Bankdaten hinterlegen
Trage IBAN, BIC und Bankname unter Einstellungen → Firma ein.
Diese Daten werden auf Rechnungen angezeigt und sind Voraussetzung für SEPA-Lastschriften.
3. PDF-Vorlage anpassen
Unter Einstellungen → Vorlagen kannst du Farben, Schriften und das Layout deiner Dokumente anpassen.
Die Vorschau aktualisiert sich in Echtzeit. Klicke "Speichern", wenn du fertig bist.
4. E-Mail / SMTP konfigurieren
Damit Offertly Rechnungen und Angebote per E-Mail versenden kann, trage deine SMTP-Zugangsdaten unter Einstellungen → E-Mail ein.
Du kannst den Versand dort auch direkt testen.
5. Ersten Kunden anlegen
Gehe zu Kunden → "Neuer Kunde". Firmenname, Adresse und E-Mail sind die wichtigsten Felder.
Jeder Kunde bekommt automatisch eine Kundennummer.
6. Erste Rechnung erstellen
Gehe zu Rechnungen → "Neue Rechnung". Wähle einen Kunden, füge Positionen hinzu und klicke "Speichern".
Über das Briefumschlag-Icon sendest du die Rechnung direkt per E-Mail als PDF + ZUGFeRD.
7. Nummernkreise prüfen
Unter Einstellungen → Firma → Nummernkreise kannst du Präfix und Startnummer für Rechnungen und Angebote festlegen.
Bei Migration aus einem anderen System: Setze die Startnummer so, dass keine Dopplungen entstehen.
8. SEPA-Gläubiger-ID (optional)
Wenn du per Lastschrift einziehen möchtest, trage deine SEPA-Gläubiger-ID unter Einstellungen → Firma ein.
Anschließend kannst du unter Kunden SEPA-Mandate hinterlegen.
Mehr dazu: SEPA-Lastschrift.
9. 2FA aktivieren
Wir empfehlen, die Zwei-Faktor-Authentifizierung unter Einstellungen → Sicherheit zu aktivieren.
Du benötigst eine Authenticator-App (z.B. Google Authenticator, Aegis oder Bitwarden).