Rechnungen

1. Klicke auf Rechnungen → Neue Rechnung.
2. Wähle einen Kunden aus (oder erstelle einen neuen direkt im Formular).
3. Füge Positionen hinzu — mehrzeilige Beschreibungen sind möglich (Zeilenumbruch mit Enter im Beschreibungsfeld).
4. Prüfe den Betrag und klicke „Speichern".

Die Rechnung ist zunächst im Status Entwurf und kann noch bearbeitet werden.

Per E-Mail: Klicke auf „Senden" in der Rechnungsliste. Die Rechnung wird als PDF + ZUGFeRD-Datei an die Kunden-E-Mail gesendet.

Als PDF: Klicke auf „PDF" — das Dokument öffnet sich im Browser und kann gespeichert oder gedruckt werden.

Stripe-Zahlungslink: Klicke auf „Stripe" — ein Zahlungslink wird erstellt und in die Zwischenablage kopiert.

Nummern werden automatisch vergeben (z.B. R-2026-0001).

Präfix und Startnummer kannst du unter Einstellungen → Firma → Nummernkreise ändern.

Bei Migration: Trage die gewünschte Nummer beim Erstellen manuell ein — die automatische Vergabe übernimmt danach den nächsten Wert.

Mögliche Status: Entwurf → Gesendet → Bezahlt (oder Teilbezahlt, Überfällig, Storniert).

Markiere eine Rechnung als bezahlt über den Button „Bezahlt" in der Rechnungsliste.

Überfällige Rechnungen werden automatisch markiert, wenn das Fälligkeitsdatum überschritten ist.

Wenn für den Kunden ein SEPA-Mandat hinterlegt ist, erscheint automatisch ein Lastschrift-Hinweis auf der Rechnung.

Du kannst den Hinweis im Template-Editor ein- oder ausschalten.

ZUGFeRD: Wird automatisch beim E-Mail-Versand angehängt (PDF mit eingebettetem XML). Kann auch manuell über „ZUGFeRD" heruntergeladen werden.

XRechnung XML: Für Behörden und öffentliche Auftraggeber. Download über „XRechnung" in der Rechnungsliste.

Gesendete Rechnungen werden automatisch finalisiert (🔒). Sie können danach nicht mehr verändert werden — das ist gesetzlich vorgeschrieben.

Entwürfe können jederzeit bearbeitet oder gelöscht werden.

Mehr dazu: GoBD & Archivierung.

Um eine Rechnung zu stornieren, klicke auf „Stornieren". Es wird eine Gegenbuchung erstellt.

Gutschriften werden als eigene Rechnungen mit dem Typ „Gutschrift" angelegt.

Wenn die Kleinunternehmerregelung aktiv ist, wird auf Rechnungen keine Umsatzsteuer ausgewiesen.

Stattdessen erscheint automatisch ein Hinweis nach §19 UStG auf dem Dokument.

Du kannst die Einstellung unter Einstellungen → Firma aktivieren oder deaktivieren.

Offertly erkennt automatisch anhand des Kundenlandes, ob eine Auslandsrechnung erstellt werden muss:

• EU mit USt-IdNr — Reverse Charge: keine USt, Hinweis auf Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfaengers.
• Drittland — Steuerfreie Ausfuhrlieferung bzw. sonstige Leistung im Drittland.

Stelle sicher, dass beim Kunden das Land und ggf. die USt-IdNr korrekt hinterlegt sind.

Auf Rechnungen kann ein EPC/GiroCode QR-Code angezeigt werden, den dein Kunde mit der Banking-App scannen kann.

IBAN, Betrag und Verwendungszweck werden automatisch in die Ueberweisung uebernommen.

Den QR-Code kannst du im Template-Editor aktivieren und positionieren.